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>規章制度
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昆明理工大學津橋學院舉辦國際會議管理暫行辦法

    國際會議是指由多個國家和地區的人員參加、就學術專題或其它專題進行深入探討和研究的會議。國際會議的申辦、承辦和協辦有一套嚴格和規范的報批程序。為促進學院國際交流與合作,規范學校外事管理,根據上級有關政策法規,特制定本辦法。

    一、總則

㈠、國際交流中心為學院國際會議的歸口管理部門,學院所有國際會議須報經國際交流中心擬文上報學院領導及相關上級主管部門批準。各系部不能自行做主、自行邀請、自行召開國際會議。

㈡、為促進學院的國際交流與合作,鼓勵學院各系部按規定舉辦各類有利于促進學院發展的國際會議。

㈢、各類國際會議要從政治上權衡利弊,從嚴掌握。要明確合作單位背景及意圖。損害國家利益、對我國不利的國際會議應堅決拒絕。如確有必要邀請臺灣學者參加,需由國際交流中心擬文報昆明理工大學港澳臺辦公室、省教育廳、省臺灣事務辦公室同意。臺灣代表只能以中國臺灣中國臺北某單位代表的身份與會,會議上不能出現任何可能造成兩個中國一中一臺問題的提法。

㈣、一般情況下,我方不主動邀請外國政府官員、外交官員和軍隊代表參加會議。如確有必要邀請,至少要在會前半年由國際交流中心擬文經昆明理工大學外事處、省教育廳,上報省外事辦公室審批,申請獲準后才能向擬邀請的上述代表發出正式邀請。

    二、會議的報批

㈠、擬主辦或承辦國際會議的學院系部,需提前半年以上(境外參會人員達150人以上的大型會議需提前一年)向國際交流中心提交申報表(見附件一,可從學院網站下載,用A4紙打?。?。

㈡、國際會議申報表需經申請系部主要負責人簽字同意并加蓋部門公章,連同會議有關背景材料報國際交流中心,由國際交流中心報學院領導審批后經昆明理工大學外事處、省教育廳向省政府相關部門報批。

㈢、申請系部要在獲得省政府相關部門同意舉辦會議的正式批文后,才能向參會代表發會議邀請函。外事處根據會議需要協助申請系部向省外事辦公室申請辦理被授權單位簽證通知表,以便有關境外代表申請我國簽證。

㈣、申請系部根據會議需要可申請昆明理工大學領導出席會議或發言,申請需提前一個月書面提出,由國際交流中心負責向昆明理工大學外事處擬文申請。同時,申請系部須將會議全套資料、名單以中文形式與擬訂的領導講稿一起提前15天交國際交流中心報昆明理工大學外事處,由外事處按程序辦理。

三、會議的組織和接待工作

㈠、申請系部須明確相應人員,設立會務組負責會議的籌備及組織工作;同時明確專人作為代表與國際交流中心聯系,國際交流中心協助辦理有關涉外手續。

㈡、申請系部須明確會議主、承辦及協辦單位各自承擔的職責、任務、經費分擔情況及保證聯絡渠道暢通。

㈢、申請系部須做好會議相關預算,落實會議資金。厲行節約,以會養會;禁止以贏利為目的舉辦國際會議。會議經費的管理須符合學院有關財務管理的要求。

㈣、申請系部須組織及時、規范、準確地向國內外與會代表發出參會邀請。

㈤、擬到會的境外國專家、學者名單基本確定后,申請學院(部門)應及時將境外來賓名單及相應背景材料交國際交流中心。

㈥、接待中注意涉外禮儀和不同國家的特殊風俗,以熱情禮貌、務實得體為原則,注意禮賓工作中具有的政治性、政策性和策略性。

㈦、認真做好會議和與會代表的安全保障及涉秘信息的保密工作。

    四、總結存檔

㈠、會議舉辦系部應在會議結束后1個月以內向國際交流中心交一套完整的會議資料及1份會議總結??偨Y內容應包括會議名稱、時間、地點、主題、主辦單位、承辦單位、會議組織機構及負責人,與會中、外賓實到人數,收到中外論文數量;對會議學術水平的評價,會議主要成績;會議論文集的出版情況等。

㈡、由國際交流中心將國際會議的資料及總結立卷存檔并按要求向上級部門提交會議總結。

    五、執行

本辦法自發布之日起執行,外事處負責解釋。本辦法中若有與今后有關上級新發布的政策規定不符之處,以上級政策為準。

友情鏈接

[中華人民共和國外交部] [中華人民共和國國家外國專家局] [國家留學網]
[中華人民共和國教育部涉外監管信息網] [國家漢辦] [國家教育部] [云南省人民政府外事辦公室] [云南省教育廳對外交流與合作處] [昆明市公安局出入境管理局]
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